Sistemas de Gestión Escolar ¿qué son y para qué sirven?

Según un informe la conectividad a internet en las escuelas ha aumentado considerablemente, pero hay un 26,9% de matrícula que asiste a escuelas que, aun teniendo conectividad, no cuentan con un sistema de gestión.

 Transparencia, optimización del tiempo, despapelización y más información para la toma de decisiones, son algunos de los beneficios que aportan estos sistemas en las escuelas.

 

Cada vez más escuelas están conectadas a internet, pero eso no siempre impacta directamente en la mejora de sus procesos de gestión. Según el último informe del Observatorio de Argentinos por la Educación, titulado "Conectividad y sistemas de gestión escolar", el 89,9% de los estudiantes asisten a escuelas con conectividad en Argentina. En el caso de las escuelas de gestión privada sólo el 1,9% no tiene acceso a internet.

¿Para qué sirve estar conectado a internet? "La conectividad es un aspecto relevante para pensar en la dimensión pedagógica: permite transformar las prácticas de enseñanza, de evaluación e incluso trabajar en el espacio y tiempo de aprendizaje. No obstante, también es fundamental para implementar medios informatizados para el registro de información administrativa, por ejemplo, para la recaudación, facturación, datos de estudiantes y familias, notas, asistencia, entre otros", afirmó Norberto Yoan, Director General de Educaria Argentina.

Según el informe, el 66,2% de los estudiantes asisten a escuelas que tienen algún sistema informatizado de gestión escolar, mientras que hay un 26,9% de matrícula que asiste a escuelas con conectividad, pero sin sistema de gestión. Esto quiere decir que en estas escuelas existe una posibilidad aún no desplegada.

"El estudio muestra estadísticamente algo que venimos notando en nuestro contacto diario con las instituciones: en los últimos años crecieron los colegios con sistema de gestión, pero aún hay muchos colegios con conexión a internet que no lo utilizan o no tienden a pensar en una solución integral", afirmó el ejecutivo.

La incorporación de un sistema de gestión, o cualquier otro cambio que involucre a toda la comunidad educativa, requiere de una transformación de su cultura institucional. "Educaria tiene 50 años de historia vinculada a las soluciones digitales, por lo que no podemos hablar de que sean una novedad. No obstante, vemos que aún queda mucho camino para recorrer y que, como menciona el informe, es un tema en agenda", aseguró Yoan.

Herramientas para la gestión escolar

Las escuelas tienen la posibilidad de integrar tecnologías muy diversas para mejorar los procesos de gestión. "Para quienes trabajamos ofreciendo este tipo de soluciones, es habitual encontrarnos con que la respuesta de los colegios es ´tenemos sistema de gestión ́, pero hay matices sobre la real implementación y usabilidad. ¿Incluye lo académico? ¿La gestión de cuotas y facturación? ¿Qué resuelve ese sistema o es un sistema en el que cargo información para alguien más?", explica Yoan.

 

Algunas escuelas utilizan sistemas más integrales, mientras que otras resuelven aspectos más limitados y requieren de una intervención más manual. Es importante diferenciar cuáles son estas alternativas:

• Los sistemas estatales o ministeriales de carga y recopilación de datos estadísticos para la planificación de políticas públicas: en los últimos años se ha avanzado en la creación e implementación de sistemas de información escolar a nivel provincial y nacional. A pesar de los esfuerzos, la integración aún está en una etapa menos desarrollada.
• Las planillas o documentos compartidos editados por uno o varios miembros de la institución: se trata de instrumentos creados por los equipos escolares, pero no necesariamente suelen estar integrados entre sí. En ocasiones, suelen resolver aspectos específicos que no se ofrecen en sistemas estandarizados, pero suman el desafío de que dependen de personas específicas para su mantención, actualización y revisión constante.
• Los sistemas de gestión propiamente dichos, que apuntan a una organización colaborativa dentro del colegio y una mejor comunicación hacia la comunidad educativa en general. Estos tienen versiones instalables y versiones completamente online (en la nube) y con acceso a aplicación para el celular.

 

 

El informe de la ONG permite evidenciar cómo han avanzado cada una de estas alternativas a lo largo de los años según el tipo de gestión. Si bien se observa una creciente oferta de sistemas de gestión provistos por los ministerios, el objetivo de estos sistemas es ofrecer plataformas de información escolar sistémica, antes que ser una herramienta integral para la gestión administrativa de las escuelas. Por esa razón, las escuelas de gestión privada siguen evaluando la incorporación de sistemas de gestión de terceros o bien desarrollando sus propios instrumentos. 

"Como bien explica el informe, otro paso central es avanzar en la analítica de datos con la información que el mismo sistema de gestión recopila tanto al interior de cada colegio como hacia los grupos o zonas de pertenencia en función de la toma de decisiones. En este sentido, varias de las opciones desglosadas no son excluyentes, sino que pueden ser complementarias", afirma Yoan.

Un sistema de gestión integral otorga diferentes beneficios y potencialidades a las instituciones educativas:

• Transparencia: es un modo de sistematizar información y generar entornos de interacción con las familias que aporten confianza en cómo se administra una institución escolar.
• Optimización del tiempo: a diferencia de las planillas, los sistemas de gestión suelen contar con procesos automatizados que simplifican el trabajo de carga de datos, por lo que la institución puede dedicar más tiempo a las cuestiones pedagógicas.
• Menos papelerío: al digitalizar procesos administrativos, de facturación y de gestión escolar, se evita la sobrecarga de papeles y registros que pueden perderse o que comienzan a ocupar espacio en las oficinas de la escuela.
• Toma de decisiones: la posibilidad de contar con más información de manera automatizada es clave para comprender las problemáticas de una escuela rápidamente. Desde problemas en la facturación o pagos de las cuotas, hasta los riesgos de abandono o de convivencia en las escuelas. Los datos son un insumo muy valioso para saber qué tan saludable es una escuela.

 

"Hoy el acceso a conectividad en el sector privado está cubierto casi en su totalidad. No obstante, la incorporación de sistemas de gestión es aún un desafío para las instituciones educativas. No se trata de subirse a una tendencia de digitalizar todo, sino de optimizar y automatizar procesos que permitan a las instituciones educativas dedicar más tiempo a su labor principal: acompañar a los estudiantes en su proceso de aprendizaje", concluyó Norberto Yoan.

 

Sobre Educaria

Educaria se dedica exclusivamente al ámbito de la Educación, siendo una empresa líder en España y Latinoamérica. Su actividad está centrada en el desarrollo de soluciones digitales, diseñadas para optimizar la gestión de los centros educativos y agrupaciones, renovar sus procesos de enseñanza y aprendizaje, e impulsar sus proyectos de innovación educativa. Ofrece un servicio integral, que va desde el diseño e implementación del ecosistema digital del centro, hasta el desarrollo de programas de evaluación de resultados y la consultoría especializada, dirigida a lograr excelentes resultados sostenibles en el tiempo.

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