Cinco diferencias entre las hojas de cálculo y los sistemas de proyección financiera

Frente a una era donde las nuevas necesidades han marcado una tendencia corporativa de automatizar y agilizar las tareas, el uso de nuevos sistemas y herramientas que representan una solución más eficaz, de alto rendimiento y por ende mayor rentabilidad y máximos beneficios, ha dejado atrás las tradicionales hojas de cálculo que generan un considerable margen de error.

Aunque muchas empresas las siguen utilizando, las planillas de cálculo brindan poca visión para mejorar, presentan un gran desafío para realizar seguimientos y no contribuyen en la previsión y proyección de estrategias bien estructuradas. Así, las tareas se tornan bastante pesadas y pueden volverse carentes de interés para quien las lleva a cabo cada mes o cada año como en el caso de un responsable de Planeamiento y Control.

"Contar con una hoja de cálculo en las finanzas de la empresa no representa vanguardia o un sistema funcional y práctico, por el contrario cargar una gran cantidad de datos de forma manual, lentifica el proceso, vuelve ineficiente el sistema y afecta la productividad individual y general de cualquier organización. Actualmente, los softwares FP&A simplifican los procesos, permiten evaluar y tomar decisiones adecuadas en función de los datos reales, estandarizar los sistemas y contar con un ambiente flexible adaptado a las necesidades del personal y cliente" explica Juan Pablo Baldoni, CEO de Plika, una de las empresas nacionales que han desarrollado este tipo de productos. .

Las ventajas más competitivas que otorga el sistema de Proyección y análisis financiero a diferencia de los métodos tradicionales, son las siguientes:

Proyección a largo plazo: Proyectar y prever diversas situaciones como parte de un control financiero requiere de un análisis extenso que solo es generado con datos confiables y rápidos. La empresa podrá prepararse y evitar escenarios negativos, mientras crece financieramente. Algo que no sería una tarea fácil utilizando hojas de cálculo.
Integración de datos de diferentes fuentes: La dinámica manual de excel es un proceso poco certero que afecta la calidad de los datos. De hecho, el trabajo con múltiples fuentes incrementa la posibilidad de que la actualización sea tardía o errónea. En cambio, la integración entre sistemas contables ERP con FP&A permite conectar y consolidar los datos deseados en pocos pasos.
Reducir errores: Ante información proveniente del análisis de datos obtenidos mediante una hoja de cálculo, en una empresa donde existen múltiples usuarios que operan sin integración ni una comunicación adecuada, se generan grandes cantidades de versiones, inexactitudes y una derivación de inconvenientes. Los softwares de FP&A permiten reducir los errores por ser sistemas versátiles, adaptables a los cambios y más avanzados.
Eficiencia y fiabilidad: Dejar atrás la hoja de cálculo es el primer paso para contar con eficiencia y confianza en los datos. Además de liberar de cargas tediosas y automatizar los procesos, lo que proveerá más tiempo al análisis. Esto no sólo consolida el área financiera, sino que también genera información para mejorar las prácticas a futuro tanto para el equipo financiero como para las operaciones más relevantes y determinantes de la empresa.
Información precisa: Contar con datos confiables brinda la posibilidad de obtener información precisa sobre cada área y proceso de la empresa. Esto es clave para el diseño de estrategias eficaces que ataquen los problemas reales sin enfocar esfuerzos en lugares incorrectos. La herramienta FP&A representa un avance en comparación a la hoja de cálculo ya que, pueden operar en conjunto pero de una manera estratégica a partir del poder y precisión.

"Un sistema eficiente, confiable, ágil y flexible es sinónimo de éxito, no solo en el área financiera, sino para toda la empresa. Es por esto que FP&A es la innovación de futuro financiero, adaptada al crecimiento de cada empresa y su complejidad, apoyadas en tecnologías para una mejor comprensión del escenario de la empresa, así como la ejecución de actividades de mayor calidad pero en menos tiempo. El camino de esta transformación ya no se planea en hojas de cálculo, hoy se hace a través de herramientas completas e indispensables para cualquier compañía" concluyeron desde Plika.