Sistemas de información esenciales en una organización

Las pequeñas empresas se preocupan principalmente por obtener y mantener clientes mediante la producción de bienes o servicios de calidad. Los dueños de negocios también se enfrentan al desafío considerable de convertir montañas de datos en información procesable.

La información sobre ventas, listas de clientes, inventario, finanzas y otros aspectos de su negocio debe administrarse con cuidado. Sus sistemas de información también pueden ser fuentes importantes de información para hacer crecer su negocio al contener los costos y lograr una ventaja competitiva.

Para aprovechar mejor los datos como un activo de la empresa, adopte una estrategia de información formal para su negocio.

Sistema de procesamiento de transacciones

Una pequeña empresa procesa transacciones que resultan de las operaciones comerciales diarias, como la creación de cheques de pago y órdenes de compra, utilizando un sistema de procesamiento de transacciones o TPS.

El TPS, a diferencia de un sistema por lotes, requiere que los usuarios interactúen con el sistema en tiempo real para indicar al sistema que recopile, almacene, recupere y modifique datos. Un usuario ingresa datos de transacciones por medio de un terminal, y el sistema almacena inmediatamente los datos en una base de datos y produce cualquier salida requerida.

Sistema de Información de Gestión

Los gerentes y propietarios de pequeñas empresas confían en un sistema de información de gestión específico de la industria, o SIG, para obtener datos de desempeño operativo actuales e históricos, como datos de ventas e inventarios.

Periódicamente, el SIG puede crear informes preprogramados, que la dirección de la empresa puede utilizar en operaciones y planificación estratégica, táctica y operativa. Por ejemplo, un informe SIG puede ser un gráfico circular que ilustra el volumen de ventas de productos por territorio o un gráfico que ilustra el porcentaje de aumento o disminución de las ventas de un producto a lo largo del tiempo.

Los gerentes y propietarios de pequeñas empresas también confían en el SIG para realizar análisis ad hoc "hipotéticos". Por ejemplo, un gerente podría usar el sistema para determinar el efecto potencial en los programas de envío si las ventas mensuales se duplicaran.

Sistema de soporte de decisiones

Un sistema de apoyo a la toma de decisiones, o DSS, permite a los administradores y propietarios de pequeñas empresas utilizar informes predefinidos o ad hoc para respaldar la planificación de operaciones y las decisiones de resolución de problemas.

Con DSS, los usuarios encuentran respuestas a preguntas específicas como un medio para evaluar el posible impacto de una decisión antes de que se implemente. Las respuestas a las consultas pueden tomar la forma de un informe de resumen de datos, como un informe de ingresos de productos por ventas trimestrales.

Para realizar un análisis, los propietarios y gerentes de negocios usan una interfaz (un tablero) para seleccionar una representación gráfica particular de un indicador clave de desempeño que mide el progreso hacia el cumplimiento de un objetivo específico. Por ejemplo, un tablero de manufactura puede mostrar un gráfico que represente el número de productos fabricados en una línea en particular.

Sistema de información de marketing

Un sistema de información de marketing (SIM) es un sistema de información de gestión diseñado para apoyar la toma de decisiones de mercadotecnia. Reúne información de personas, equipos y procedimientos relacionados con la mercadotecnia para ayudar a una organización a tomar decisiones.

Para no confundirse con un sistema de información de gestión, los sistemas de información de marketing están diseñados específicamente para gestionar los datos y procesos de mercadotecnia del negocio.

Algunos estudios de mercado pueden generar toneladas de información que deben administrarse de forma tal que se garantice su valor para los responsables de la toma de decisiones.

El uso de un Sistema de Información de Mercadotecnia (SIM) es un enfoque para lidiar con los volúmenes de datos de investigación de mercado creados para clientes o incluso para respaldar el uso de datos de investigación por parte del propietario de una pequeña empresa.