Gestión de inscripciones a eventos de manera simple y efectiva con Eventbrite

La cantidad de eventos o encuentros se ha incrementado notablemente este último tiempo. Considerando ahora las posibilidades que brindan las nuevas tecnologías, a los eventos tradicionales se le ha sumado una cantidad similar de eventos online o virtuales.

Tanto en un caso como en el otro es indispensable utilizar plataformas que faciliten la gestión de los mismos, en particular en aquellos procesos, donde sin una herramienta sería difícil de lograrlo con la calidad necesaria.

Nosotros utilizamos Eventbrite desde hace mucho tiempo, iniciándonos solo como clientes con el servicio de búsquedas de eventos disponibles por categoría de interés y cercanías geográfica. Conociendo su funcionamiento y los beneficios que obtuvimos, no dudamos en probarlo a la hora de la gestión propia de nuestros encuentros profesionales.

El primer desafío era la gestión de invitaciones online. Este punto reúne la complejidad de la convocatoria, la difusión por las redes sociales, el seguimiento de ventas, la venta en sí misma por los medios de pago y el cierre de confirmaciones.

Eventbrite nos facilitó una variedad de herramientas para la convocatoria partiendo del diseño en cuanto al landing page que permite inscribir participantes a eventos. Ya al estar incorporado a una plataforma donde concurren periódicamente millones de interesados resulta de utilidad la difusión dentro de la misma a este mercado cautivo de posibles participantes. Este mismo diseño, puede ser incrustado dentro de nuestro portal permitiendo acercar las posibilidades de inscripción a los usuarios que normalmente visitan nuestros contenidos. De acuerdo a las modalidades de registro en Eventbrite, existirán los widget clásicos o más prácticos, logrando la venta final incluso desde dentro del portal.



En cuanto a la convocatoria existe la posibilidad de lograr envios a una base de datos propia, logrando un seguimiento de punta a punta desde los envíos hasta las compra efectiva, pasando por los estados de aperturas, rechazo o estado de la compra.

Por fuera de los contactos conocidos y validados anteriores, es posible difundir a través de las redes sociales potenciando las posibilidades de viralización. Eventbrite prevé integraciones con Instagram y Facebook, que son las que hemos más utilizando ampliando así los puntos de acceso para promover las inscripciones.

La gestión de venta se vuelve sencilla, dado que al tener integrada el listado de participantes confirmados, la situación de pago, es posible visualizar la información operativa, analítica y comercial todo desde el mismo lugar. El cobro a posteriori luego del cálculo de la comisión por la gestión, permite realizar el cobro en cuentas bancarias simplemente con un proceso de liquidación simple quedando registradas también estas transacciones.

Cada punto de interacción con el participante del evento, es posible la personalización, permitiendo mejorar la experiencia del cliente, en cada uno de las fases que transita desde la búsqueda, el estado pre-evento, ciclo de pagos, durante su registración, participación y finalmente post-evento de acuerdo a las reglas de envíos que tengamos estipuladas.

Año tras año, la creación y convocatoria a los eventos se tornan más complejos. Más allá de lo innovador y diferencial que deben tener los contenidos, acercar posibilidades a los participantes es una tarea que requiere mucha atención para lograr un valor diferencial. Por eso es de vital ayuda para la productividad y eficiencia operativa y comercial, contar con una plataforma que permita manejar estos procesos de manera simple.

Nosotros encontramos simplicidad y efectividad en Eventbrite.