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¿Qué hace una PMO?

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Lic. Mauro De LucaExisten varias versiones de una Project Management Office (PMO, según sus siglas en inglés) u Oficina de Gestión de Proyectos como la conocemos en algunas organizaciones.

Según el Project Management Body of Knowledge (PMBoK): “La Oficina de Gestión de Proyectos es la responsable de aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.”

La PMO no sólo contribuye a la organización para:
- Identificar requisitos;
- Establecer objetivos claros y posibles de realizar;
- Equilibrar demandas de calidad, alcance, tiempo y costos;
- Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los interesados.

Sino que también es responsable de brindar apoyo al Project Manager (PM) o coordinador de proyectos en la gestión del mismo desde el inicio hasta su cierre  (Suspensión/cancelación) o finalización. El acompañamiento y la aplicación de metodologías, son un factor fundamental a la hora de conseguir buenos resultados.

La PMO no sólo será responsable de medir la gestión del PM, sino que también se encargará de la capacitación y facilitará el trabajo anticipando posibles riesgos, anomalías y desvíos en el proyecto. Los integrantes de la PMO tienen mayor experiencia y conocimiento de las buenas prácticas de gestión y metodología.

Sin embargo, hoy día no sólo basta con tener el conocimiento, es necesario, además, saber aplicarlo en el momento indicado. Se debe tener una visión global y contar con la mayor cantidad de información posible para tomar decisiones acertadas. Asimismo, están encargados de comunicar el estado de la cartera de proyectos al Management de TI, confeccionar y publicar estadísticas (siempre mejorables) que serán nuevos objetivos a alcanzar en el corto plazo.

La definición de políticas y procesos en muchos casos también cae dentro del alcance de una PMO.

Es importante que los responsables de la PMO conozcan los objetivos profesionales de sus integrantes y potencial de sus colaboradores ya que ellos representan la herramienta determinante en el éxito o fracaso de su gestión.

Los indicadores que se establecen como puntos en común a los proyectos sirven para identificar dificultades y plantear un plan de acción. Muchos de esos planes de acción pueden ser capacitaciones o implementación de nuevas herramientas de gestión que facilitan el trabajo del PM.
                                                                                                                                                                    
A través de Scorecards (tableros de control) se monitorean la cartera de proyectos con una visión ejecutiva y expeditiva para identificar las buenas y no tan buenas noticias. Se identifican riesgos, formas de mitigación del riesgo asociado y consecuencias de la aceptación de los mismos.

Uno de los desafíos mas importantes es equilibrar la triple restricción (alcance, tiempo y costo) y por otro lado balancear los recursos con los que cuenta para la cartera de proyectos. 

La motivación al equipo de proyectos en estos casos influye en el clima laboral, sobre todo en los proyectos de TI que suelen tener una dinámica muy intensa.

El rol de ‘coach’ de la PMO en proyectos de TI es crucial para conseguir el despliegue de los PM que recién se inician junto con el apoyo por parte de los referentes del área.

Un factor clave para los proyectos es el temprano involucramiento de todas las áreas afectadas y los stakeholders indicados.

¿Por qué tener una PMO?

En las empresas de TI o en las áreas de TI de cualquier empresa suele haber una gran cantidad y complejidad de proyectos, la  necesidad de aplicar las metodologías, técnicas, herramientas de gestión de proyectos y una demanda creciente por una mejora en la gestión y en las prácticas actuales de gestión de proyectos.

La PMO ocupa una posición estratégica como área de apoyo del Management más alto en el organigrama de la corporación ya que:

  • Define junto con Recursos Humanos los perfiles (roles y responsabilidades, la participación de cada integrante en los distintos proyectos). 
  • Trabaja para satisfacer la demanda de recursos y las necesidades de conocimientos (evaluando experiencia de los candidatos y los conocimientos requeridos por el puesto).
  • En ocasiones son los responsables de definir la contratación de determinados recursos que ya han pasado por diferentes filtros de selección.
  • Es responsable de conseguir una fluida comunicación entre áreas y hasta entre empresas, para mantener una coordinación de proyectos, subproyectos y/o tareas que interactúan para un mismo objetivo en común. 
  • Cumple un papel importante en la definición y/o seguimiento de estándares de calidad como  International Organization for Standardization (ISO) 9001:2000, Capability Maturity Model Integrated (CMMI), etc.
  • Establece un sistema centralizado de seguimiento, control y monitoreo de la cartera de proyectos. Generan reportes que permiten una pronta y efectiva toma de decisiones para distintos niveles de la organización.
  • Además, si los integrantes de la PMO poseen conocimiento y/o experiencia en Coaching (herramienta de gestión de cambios personales y profesionales que ayuda a conseguir objetivos y logros, superándose a sí mismo) se fortalecen los lazos entre los Project Managers que interactúan con la PMO y los que la integran.

Funciones de la PMO y su interacción con las áreas de conocimiento

PMO

 

Parte de la funciones de una PMO es poner en práctica las áreas de conocimiento del Project Management Body of Knoleage (PMBok) representadas en el gráfico en color azul, e interactuar con las responsabilidades que están dentro de su alcance en la organización.

No existe un numero ideal de integrantes en una PMO, esto depende de la cantidad de proyectos que estén a su cargo y de la complejidad de los proyectos. Pueden haber una variada modalidad de trabajo, por ejemplo que la PMO funcione como “Consultoría” de los coordinadores de proyectos que dependen de otra gerencia, y la PMO brinde soporte metodológico y capacitaciones.

Otra modalidad es que la PMO sea responsable de toda la cartera de proyectos, definición de estándares de calidad, políticas y medición de performance de PM.

O que cumpla una modalidad mixta (consultoría y responsable de la cartera de proyectos) teniendo a su cargo toda la responsabilidad de la gestión de recursos y proyectos.

En conclusión la oficina de gestión de proyectos (PMO) es un punto estratégico en el área de tecnología (cuando es explotada correctamente) y un posible semillero de futuros lideres, ya que la experiencia adquirida en ella es muy valiosa para el Management de TI.

En mi opinión una mayor interrelación con el área financiera de la organización podría cambiar la perspectiva de la PMO, y pasar a ser un complemento estratégico de la empresa y no solo un área de servicio para TI. Sería ideal que los profesionales de la PMO cuenten no solo con conocimiento y experiencia en gestión de proyectos, como sucede en la actualidad, sino que la organización podría encontrar valor agregado, si éstos profesionales poseen además, una formación en administración de empresas, logrando de ésta manera tener la distinción de observar e interpretar las necesidades del negocio con una visión de largo plazo.

 

Por Mauro De Luca, Lic. en Informática (UCSAL), Maestría en Dirección de Empresas (UCEMA), Doctorando en Dirección de Empresas (UCEMA), Posgrado en Ingeniería del Software (UCA), Posgrado en Coaching y Liderazgo (UB), Posgrado en Project Management (UB), IT PMO - Project Management Officer, Standard Bank Argentina. 

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