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Recomendaciones básicas del uso del correo electrónico

Blog - Tecnologías | Infraestructura

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Oscar SchmitzEl correo electrónico se ha convertido en una forma comunicacional indiscutible en nuestros días.

Desde lo particular es una de las herramientas que me permite organizar y realizar el seguimiento de diferentes actividades con diferentes equipos de trabajo.

Bajo las exigencias de la constante innovación requerida en el mercado académico y profesional al cual pertenezco, me interesa compartir con ustedes puntos claves para mejorar nuestra comunicación con el uso de estas herramientas.

La recomendaciones básicas del uso del correo electrónico al servicio de las nuevas generaciones basadas en las viejas reglas tácitas de Internet de antes. 

 1. No envíes mensajes en html pesados. Los formatos distintos al txt básico generan un tráfico adicional, pesan más sin aportar gran cosa. Puedes saber si estás escribiendo un mensaje en html porque tu programa de correo electrónico te ofrecerá opciones de edición extra como negrita, o color.

2. Igualmente no envíes ficheros adjuntos que no te hayan sido solicitados previamente o que no estén en modo texto (*.txt).

3. No pidas confirmación automática de los mensajes que envíes. Es de pésima educación pues supone colocar al receptor de tu mensaje en la disyuntiva de elegir entre que pienses que no lo recibió y enviarte información personal que no tiene porqué compartir contigo

4. No envíes "correos masivos" y sobre todo no los reenvíes. Si envías por necesidad un correo a una lista de personas, coloca su dirección en el campo de "Copia Oculta" (CCO) y pon tu propia dirección en el "Para". Muchas personas pueden querer que tú tengas su correo electrónico, pero no todos tus contactos.

5. Nunca envíes mensajes en cadena. Las "alarmas de virus" y las cadenas de mensajes sobre donación de organos, sangre, etc. son por definición falsas, y su único objetivo es saturar los servidores y con ellos la red. En los viejos tiempos tus privilegios en la red hubieran sido cancelados.

6. Saluda antes del mensaje y despídete con tu nombre, exactamente igual que harías con una carta física. Añade una línea o dos al final de tu mensaje con información de contacto.

7. Ten cuidado cuando escribas la dirección de correo. Hay direcciones que llegan a un grupo pero la dirección parece que va sólo a una persona. Fíjate a quién lo estás mandando.

8. Mira los CC's cuando contestas. Si la primera persona que envió el mensaje "spameo" a su lista de correo, no hagas tú lo mismo.

9. Recuerda que la gente con quienes te comunicas, incluidos los webmasters de las páginas que visitas, no cobran por responderte ni tienen obligación de hacerlo. Son personas que si te atienden te estarán haciendo un favor.

10. Fíjate con quién contactas para solicitar ayuda. Normalmente tendrás la respuesta a tu alcance sin necesidad de preguntar. Busca bien en la web origen de tu duda si hay un enlace a "preguntas frecuentes".

11. Utiliza mayúsculas y minúsculas correctamente. LAS MAYúSCULAS DAN LA IMPRESIóN DE QUE ESTUVIERAS GRITANDO. Ni que decir tiene que escribir líneas y párrafos enteros en mayúscula es de pésima educación.

12. Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto *es* lo que quiero decir. Utiliza guiones bajos para subrayar._Guerra y Paz_ es mi libro favorito.

13. No te pases utilizando caritas (smiles/emotion-icon). No creas que un smile hará feliz al destinatario por verlo o que hará pasar por alto un comentario impertinente.

14. Se breve sin ser demasiado conciso. Cuando contestes un mensaje, incluye el suficiente material original como para ser entendido pero no más. Es una mala forma contestar un mensaje simplemente incluyendo todo el mensaje anterior: borra todo el material irrelevante.

15. El mail debe tener un título (Subject o Asunto) que refleje el contenido del mensaje, si al responder ha cambiado el motivo real del mensaje, cambia también el Subjet de tu respuesta, eso facilitará la localización del mensaje entre miles, si fuera necesario

16. A no ser que uses un dispositivo de encriptación (hardware o software), debes asumir que el correo en Internet NO es seguro. Nunca pongas nada en un correo electrónico que no pondrías en una postal sin sobre. Por otro lado algunos mensajes pueden aparecer como provenientes de otra persona distinta del autor. Aplica tu sentido común antes de asumir que un mensaje es válido.

17. Si piensas que la importancia de un mensaje lo justifica, contesta inmediatamente para que el remitente sepa que lo has recibido, aunque vayas a mandarle una respuesta más larga más tarde.

18. Las expectativas "razonables" sobre conducta en el correo electrónico dependen de tu relación con la persona y el contexto de la comunicación. Las normas aprendidas en un ambiente determinado de e-mail puede que no sean aplicables para tu comunicación.

Usemos el Sentido común, la Simplicidad y la Sinceridad (sin tantas vueltas) en nuestras comunicaciones.

Fuente: http://www.wikilearning.com

Comentarios  

 
0 #8 noel 18-10-2008 18:15
Son pautas fundamentales que en la mayoría de los casos no se tienen en cuenta, y muchas poco conocidas.
Resulta muy molesto que reenvien a tu casilla un mail con todas las direcciones de correo de personas que ni conoces, y mucho peor "que no te contesten cuando envias un CV a una empresa" nisiquiera sabes si lo recibieron!!
Estas medidas son básicas para una correcta y eficaz comunicación con los detinatarios.
 
 
0 #7 vivares 17-10-2008 22:31
Una guía para poner en practica y difundir !!!

En el empleo cotidiano de nuestro correo electrónico, a veces por falta de tiempo, desconocimiento de las herramientas o como bien dice carecer de sentido común
no utilizamos estas recomendaciones para hacer más eficiente nuestra comunicación con nuestros destinatarios.
Una vez mas los principios de la Protección de la Información se hacen presentes en este caso para el uso del Correo Electrónico: Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información.
 
 
+1 #6 renedo 17-10-2008 21:22
Es evidente que muchos de nosotros no reparamos en estas reglas básicas para manejarnos con una herramienta tan útil, versátil y de una importancia sin límites como es el correo electrónico, o porque no nos damos cuenta o porque estamos distraídos o simplemente porque somos indiferentes. Deberíamos hacer un uso más racional y humano de ésta facilidad que nos brinda la tecnología de hoy día, tratando de plasmar en nuestros envíos nuestros sinceros pensamientos e ideas, sin necesidad de extendernos indefinidamente, pero si no haciendo de esta forma de comunicación simplemente un mensaje a través de codificaciones como ya está sucediendo al crear un nuevo lenguaje para comunicarnos con nuestros celulares. Tratemos de cumplir con estos enunciados en la medida de lo posible y así posibilitaremos un correcto uso de nuestro correo electrónico. No hagamos con los demás lo que no queremos que los demás hagan con nosotros!!!
 
 
0 #5 patodelorme 17-10-2008 21:14
Cuando uno lee el artículo, va naufragando por disintos estados y comentarios internos y/o pensamientos. Desde el ...Que bueno esto, no lo sabía!!! pasando por expresiiones del tipo...OBVIO!!! y finalizando con...hay muchos puntos de utilidad para ser aplicados cotidianamente. Ahora, también se nos cruza por la cabeza la idea de porqué en las organizaciones no enseñan esto?, o también por que no en vez de haber tanta publicidad en las páginas web, no ponen este ABC que va a ser de ayuda para mejorar, limpiar y purificar los correos electrónicos alrededor del mundo??
 
 
+1 #4 matnic30 17-10-2008 10:10
El articulo me hace acordar a un reglamento de copropiedad donde muchos conocen lo que deben hacer pero no lo hacen, muchos saben que ciertas cosas molestan pero como quien lo hace lo disfruta lo sigue haciendo, los puntos me parecen reglas generales de buenos modales y cuidados para comunicarse formalmente, también para quienes tienen en cuenta estas reglas o cuidados permite poder hacernos un perfil o determinadas facetas de la personal con la cual nos estamos comunicando, esto nos permitirá conocer la forma en que debemos dirigirnos en adelante.

Por ejemplo, envío a un empleado un mail con copia oculta a un Jefe, el Jefe responde el mail a todos dejando en evidencia mi intención, si estoy seguro que no fue con mala intención de mi Jefe puedo determinar que es una persona que no conoce las herramientas o bien con un criterio diferente al mío o una persona distraída, etc. De esta manera uno ya sabe como dirigirse en los próximos comunicados.
Otros ejemplo que permiten entender a la otra persona:
Si escribe con mayúsculas saber si realmente me esta gritado, etc.
También, mas de una vez me han enviado mails solo con.... ¿?????? , u otros signos o siglas, y si quien recibe es un poco sensible puede molestarle bastante..

Articulo interesante para quienes quieren comenzar a lograr un perfil formal y hasta profesional..
Saludos,
Matías
 
 
0 #3 gaby10 16-10-2008 21:51
Estas recomendaciones son muy importantes muchos no las tienen en cuenta como por ejemplo cuando se reenvía un e-mails hay que hacerlo usando la opción CCo (copia oculta). Muchas personas reciben e-mails que les parecen interesantes y los reenvían a su lista de contactos. Sin embargo, hacen eso simplemente separando los e-mails por coma en el campo "Destinatario o Cc". El problema de ese tipo de utilización es que todos los que reciban el mensaje podrán ver las direcciones de las otras personas que también lo recibieron. Para evitar esto, prácticamente todos los servicios de e-mail cuentan con el campo CCo. Al utilizarlo, todos recibirán el mensaje normalmente, y sólo podrán ver el e-mail de quien lo envió.
En cuanto al uso de mayúsculas, no solo es desagradable por que es considerado como grito o imposición, sino que las personas tratan de ocultar los errores ortográficos al escribir; al igual escribir como si estuviéramos mandando mensajes telefónicos cambiamos las letras y utilizamos letras parecidas para abreviar. Al escribir correo electrónico, tenemos que utilizar el abecedario correctamente, como respeto, agradar y quien lo reciba tenga la mínima dificultad para interpretar lo que queremos comunicarle.
También me pareció importante la Privacidad: El correo que uno envía es público y permanente. No digas nada por correo que no quieres que otros se enteren ya que el correo en Internet no es seguro.
 
 
0 #2 patovica74 16-10-2008 17:49
Mi consideración acerca de las recomendaciones, es que es una guía esencial a tener en cuenta por parte de quien se inicia en el uso del mismo. No existió, no existe, ni va a existir este tipo de guía en ninguna acreditación para crear una cuenta de correo electrónico, lo cual sería bueno difundir. Yo creo que es muy simple, se debe entender que el correo electrónico, obviando que es un medio súper rápido de comunicación, es lo igual al correo postal, salvo algunos detalles y posibilidades que ofrece. Si una persona envía un correo postal no lo hace a nombre de muchas personas en un mismo sobre, sino que dirige un sobre a cada una con una copia hacia muchos más destinatarios, lo mismo se debe hacer en el correo electrónico. Y como esa comparación, se pueden hacer muchas más, uno no envía un paquete enorme para poner una simple hoja, de igual forma se debe respetar en el envío e correo electrónico, no incluir datos en html, que ocupan capacidad innecesaria para aclarar que se lea algo, simplemente basta con indicar en que página se encuentra y copiar el acceso directo con una mínima indicación. Es una alternativa de comunicación y por ello se debe ser respetuoso de los que se manda, a quien se manda y como se manda. En una carta saludamos, desarrollamos una expresión y nos despedimos, porque no hacerlo cuando se envía un mail, si es lo mismo. Me parecen fundamentales este tipo de guías y espero que sirvan para que quien aún no explotó todo su desarrollo, pueda hacerlo y de buena manera.
 
 
0 #1 ldhid 07-10-2008 21:52
El uso de la Netiquette ayuda a una mejor comunicación entre las partes (su uso también es frecuente en otros servicios).
Son unas cuantos lineamientos generales que facilitan la tarea de comunicación en Internet.

Un texto todo en mayúscula dificulta la lectura, ademas se suele utilizar para "destacar mi mensaje" dándole menor importancia al resto, y suele ser mal vista esta acción (el texto en mayúscula se suele utilizar para "gritar").

Un mensaje con un titulo poco descriptivo, nos hace perder el tiempo. Leer un correo que dice "ayuda" o "leeme por favor" no nos permite saber el contenido del mismo y organizarnos para saber con que prioridad hacer la lectura de estos, por otro lado si el título es por ejemplo "Problema al instalar Joomla! en LAMP" ya la cosa es diferente, tenemos mas información.

El envío de correos no solicitados pueden llegar a inundar nuestras casillas, esta bien que nos envíen un PowerPoint de las fotos de las pirámides de Egipto una que otra vez, pero cuando ya te llega 5 veces en 3 meses y el "archivito" pesa 8MB (ademas de las fotos sin compresión tiene una música en WAV de fondo :-) ), nos va a dar ganas de destruir esas pirámides.

Por otro lado este tipo de correo es reenviado de otro que a su vez lo reenvió otro, etc. Sin dar un comentario personal, y no se suele tomar la molestia de eliminar las direcciones de correo de las personas a las cuales fue enviado (ni las firmas de estas) y suelen utilizar el campo CC en vez de CCO... ¡Una gran panzada para un spammer!
 

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