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Propósitos centrales de un proceso planificador

- Identificar un espacio para la acción y facilitar a su nivel directivo la determinación de la dirección del esfuerzo dentro de ese espacio.

- Capacitar a los niveles directivos para comprender mejor los factores que determinan su funcionamiento como entidad y sus relaciones con el entorno.

- Establecer mecanismos de comunicación que faciliten la obtención de información vital para la toma de decisiones críticas.

- Mantener una unidad de propósito institucional –así éste sea amplio y borrosamente definido- y aglutinar rápidamente la voluntad y la capacidad de los miembros de la entidad alrededor de ciertos proyectos institucionales.

- Preparar a todos los niveles organizacionales para anticipar el cambio y aprovechar constructivamente las experiencias vividas y las nuevas oportunidades.

Principales componentes

1.    Aclaración del problema (delimitación): obténgase una apreciación clara del problema. Defínase concisamente; precisar bien un problema es recorres la mitad del camino. Adquiera una visión de las condiciones actuales que requieran mejoría y por las cuales se lleva a cabo la planeación.

No se intente continuar la planeación hasta que no se haya completado este primer paso. Establezca relaciones de causa – efecto, análisis de necesidades, identificación de vulnerabilidades.

En este componente es necesario la identificación de actores, que incluya sus expectativas y los compromisos con los recursos.

2.    Obténgase información completa sobre actividades involucradas: es esencial conocer todas las actividades que van a ser planeadas y su efecto sobre otras actividades, internas y externas, de la entidad.

Para que una acción sea eficaz debe estar basada en el conocimiento.

Son fuentes de información útil, la experiencia, las resoluciones dadas anteriormente a los problemas, la práctica en otras entidades, la observación, la consulta de archivos y los datos obtenidos de investigación y experimentación.

3.    Analícense y clasifíquense los datos: cada elemento informativo se examina por separado y también en relación al conjunto.

Se ponen de manifiesto las relaciones causales y se describen y ponderan todos los datos disponibles pertinentes a la planeación. Se clasifican los datos de manera que queden juntos los que corresponden a asuntos similares.

4.    Formúlense las premisas de planeación: con los datos que se tengan concernientes al problema, se formularán algunas presunciones sobre las cuales se basará el plan.

Estas premisas señalaran las circunstancias que se presupone existan o que se presenten y en las cuales se basa y justifica el plan.

Las premisas son como un telón de fondo en el escenario de la planeación y deben ser cuidadosamente advertidas para que se comprenda integralmente el plan.

5.    Formúlense planes alternativos: generalmente hay varios planes para ejecutar un mismo trabajo y es en este paso en el que surgen los diversos planes posibles cuya formulación requiere con frecuencia ingenio creador. 

6.    Elíjase el plan: se llega al punto de decidir el plan a adoptar. Es necesario tener en cuenta lo referente a costos, adaptabilidad y prontitud.

La decisión puede ser tomada por una sola persona o por un grupo, en este paso, la elección incluye la decisión de no hacer nada.

7.    Dispóngase detalladamente la sucesión y dirección de las operaciones: corresponde ahora la aplicación del plan y sus relaciones a todas las actividades afectadas por él deben formularse los detalles diciendo dónde, por conducto de quién y cuándo, debe ejecutarse cada fase del plan para lograr el fin que se pretende.

El enfoque que debe seguirse, lo mismo que el tiempo de la aplicación del plan propuesto es vital y deberá incluirse como parte del mismo plan, a esto se denomina estrategia de la planeación.

8.    Vigílese cómo progresa el plan propuesto: el éxito del plan será medido por los resultados que de él se obtengan, por lo tanto, es necesario disponer lo necesario para seguir su desarrollo y resultados, como parte del trabajo de planeación.

Acceder al artículo completo en Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4 y Parte 5.

Autor: Licenciado Ricardo Nievas, Licenciado en Seguridad – Post grado en Higiene y Seguridad en el Trabajo, Subcomisario (R) Policía Federal Argentina – Superintendencia Federal de Bomberos, Docente y Especialista en Gestión de Emergencias.

Fuente: Material de Referencia Curso Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos. Programas de Capacitación de la Oficina de Asistencia para Catástrofes de la Agencia Internacional para el Desarrollo, de los Estados Unidos (OFDA/AID)