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Oscar A. Schmitz

Investigación de antecedentes previa a la contratación de empleados temporales

Blog - Seguridad | Corporativa

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Investigación de antecedentes previa a la contratación de empleados temporalesLa integridad es un requisito clave para todos aquéllos que tienen acceso a los sistemas y datos de su compañía. Por esta razón, la investigación previa a la contratación (PES, por sus siglas en inglés) es una de las piedras angulares de la política antifraude de la compañía, su Corporate Anti-fraud Policy. PES posibilita controlar la integridad y los empleos previos de un candidato antes de contratarlo.

Los elementos obligatorios de PES son la comprobación de la identidad, cualificación, fiabilidad y posibles antecedentes penales del candidato. Una de las piedras angulares de PES es la indagación entre los anteriores empleadores del candidato, sobre todo en cuanto a su fiabilidad.

En lo que respecta a trabajadores temporales y personal de terceros, como asesores de gestión, diseñadores de software y consultores, PES puede ser un proceso muy exigente. A fin de reducir la carga administrativa, se ha decidido que el desempeño de PES puede subcontratarse a las agencias de empleo y los terceros interesados (incluidas compañías que proporcionan servicios subcontratados de alto riesgo). Los acuerdos escritos entre la las compañías y terceros o agencias de empleo deben especificar que éstos pueden ser considerados legalmente responsables si no investigan a un candidato con el mismo rigor que la empresa.

A pesar de todo, la propia entidad debe verificar la identidad de cualquier trabajador temporal o empleado de terceros antes de su contratación, mediante un control de identidad.

Finalmente, aunque PES puede ralentizar el proceso de contratación, es necesario que las partes externas y el personal de contratación conozcan la importancia de seguir PES al pie de la letra. Sus disposiciones no son arbitrarias: han sido diseñadas para proteger nuestra organización, y a nuestros clientes.

Alta, cambio de funciones y baja del personal

Nuevas personas se suman al personal de las compañías todo el tiempo. Otras veces, los empleados cambian de funciones y/o áreas. Y por último, otros empleados abandonan la compañía.

Qué debemos saber cuando ingresamos a una compañía

- Alta de personal

Si usted es responsable del reclutamiento de personal, por ejemplo, en carácter de gerente del área de RR.HH., es su obligación conocer los mecanismos de verificación que deben llevarse a cabo con cada nuevo empleado potencial.

Estos controles de verificación mínimos incluyen:

  • Control de identidad (verificación de la identidad y domicilio actual del candidato avalada por documentos originales válidos y oficiales);
  • Control de su profesionalismo (evaluación de la autenticidad de los certificados de antecedentes laborales presentados o calificaciones informadas por el candidato);
  • Control de confiabilidad (significa verificar si el candidato ha incurrido, entre otros, en fraude, actos de corrupción, dolo o uso indebido de fondos para beneficio personal);
  • Control de referencias, que implica la verificación de los últimos dos empleadores, la naturaleza de la labor desempeñada con ellos o las actividades desarrolladas en los últimos cinco años (cualquiera sea superior);
  • Control de antecedentes penales (para determinar si el candidato presenta antecedentes de condena penal);
  • Verificación del derecho a trabajar en el país de contratación;
  • A fin de evitar la contratación de personas sospechosas de actos terroristas o de financiamiento de actos terroristas, se deberá solicitar su nombre, fecha de nacimiento y/o cualquier otra información pertinente que permita verificar los antecedentes de los candidatos con la lista de personas vedadas previo a cualquier contratación.
  • Cualquier tipo de control deberá efectuarse de acuerdo con las restricciones y los requisitos legales y reglamentarios vigentes.

Además de estos controles mínimos, la gerencia local podría haber implementado ciertos procedimientos más exigentes aún para determinados puestos que requieren niveles máximos de integridad.

Cualquier propuesta escrita dirigida a un candidato potencial deberá realizarse a través del departamento de RR.HH. y deberá incluir una declaración que indique que la misma está sujeta a que dicho candidato pase todo el proceso de verificación de personal correspondiente.

Alta del personal - Subcontratistas

El acceso a las instalaciones y los sistemas por parte de los subcontratistas sólo deberá autorizarse una vez completado el proceso contractual y de empleo correspondiente. Deberá existir un contrato entre el proveedor y la compañía que contemple, como mínimo, controles a través de los sistemas de verificación de personas y los procedimientos acordados entre la compañía y el proveedor en cuestión. El proveedor deberá certificar que ha cumplido con los controles de verificación correspondientes de acuerdo con los procedimientos acordados oportunamente. La compañía deberá tener acceso al proceso de verificación de personal utilizado por el proveedor y efectuar las revisiones que considere pertinentes.

Los subcontratistas deberán tener acceso a los sitios y propiedad de la compañía que resulte estrictamente indispensable para el cumplimiento de sus respectivas funciones. Toda autorización de ingreso deberá darse de baja una vez cumplido el plazo de contratación del subcontratista.

Términos y Condiciones de Contratación

Todos los empleados deben recibir una copia de los Términos y Condiciones de Contratación antes de tener acceso a la información. Esta documentación deberá incluir lo siguiente:

  • Las responsabilidades que competen a cada empleado en relación con la protección de la información (sistemas) y demás bienes de la compañía;
  • Indicación de que dichas responsabilidades continuarán teniendo aplicación aun una vez finalizado el período de contratación (y por cuanto tiempo) y también fuera de las instalaciones de la compañía;
  • Las acciones que se tomarán en caso de que el empleado haga caso omiso a los requisitos de seguridad;
  • Aclaración de las responsabilidades y los derechos legales de los empleados;
  • Las responsabilidades relacionadas con la clasificación y la gestión de datos;
  • La abstención de cometer cualquier acción delictiva o anti-ética.

Cambio de funciones del personal

Es importante que los procedimientos se apliquen y cumplan con el siguiente propósito:

  • Revisar los privilegios de acceso a las instalaciones, edificios y áreas de informática y demás autorizaciones cuando un empleado cambie de funciones dentro de la compañía;
  • Garantizar que los documentos y equipos correspondientes sean devueltos antes de cualquier traslado;
  • Notificar al respecto a todos los departamentos correspondientes.

Es aconsejable rever algunos de los controles de verificación (descriptos anteriormente) cuando algún empleado cambie de funciones.

Qué debemos saber cuando renunciamos

- Baja del personal

Cuando usted renuncia a la compañía deberá devolver todos los equipos o elementos que tuviera en su poder y solicitar la anulación de su autorización de acceso lógico y físico.

Deberá asegurarse de devolver los siguientes elementos que fueran propiedad de la compañía:

  • Llaves;
  • Tarjetas magnéticas/identificaciones;
  • Objetos de identificación segura (SecureID);
  • Tarjetas de crédito;
  • Vestimenta y equipos de seguridad de la compañía;
  • Equipos de computación, software y datos;
  • Teléfono celular;
  • Vehículo de la compañía;
  • Permiso de estacionamiento;
  • Cualquier otro material/documentación de la compañía
  • Asegúrese de que sus contraseñas sean anuladas y su cuenta de correo electrónica deshabilitada.
  • Antes de marcharse definitivamente, deberá mantener una entrevista con su gerente de área para confirmar que se han cumplido todos los pasos descriptos anteriormente y para confirmar que entiende que las reglas de confidencialidad aplicadas a la información de la compañía continuarán vigentes aun después de su baja de la compañía.

Cuando un empleado deje de pertenecer a la compañía, el mismo estará obligado a abandonar el edificio (por ejemplo, cuando hubiera desempeñado una función particularmente sensible para la compañía) y los gerentes de área deberán garantizar lo siguiente:

  • Que el individuo sea acompañado en todo momento mientras permanezca aún en las instalaciones de la compañía;
  • Que ya no tenga acceso a los sistemas informáticos;
  • Que, en caso de tener que recuperar datos y efectos personales, dicha tarea sea realizada por otro empleado designado por el gerente de área;
  • Que todo derecho de acceso a las instalaciones de la compañía quede revocado inmediatamente y que las credenciales de identificación sean devueltas al personal de seguridad local.

Independientemente del motivo que lo lleve a abandonar la compañía, usted no podrá retener, divulgar ni retirar ninguna información CONFIDENCIAL de la compañía, cualquiera sea el formato.

Fuente: Research Entidades Financieras Internacionales

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